Tip 3
>> Het wettelijk verplicht na houden van een ledenregister
Het ledenregister en enkel aandachtspunten desbetreffende
Een accuraat bijgehouden ledenlijst is niet enkel een nuttig en onontbeerlijk instrument voor de werking van de VZW, maar het
is tevens een wettelijke verplichting (artikel 10 VZW-wet).
Iedere VZW is verplicht een ledenregister bij te houden waarin de identiteit (naam en voornaam) van de leden is opgenomen,
inclusief hun woonplaats. Voor rechtspersonen die lid zijn dient de zetel vermeld te worden (bijvoorbeeld: de VZW’s die lid
zijn van OVOS) .
Tevens wordt in het register de datum van aansluiting of uittreding opgenomen.
Wat vaak uit het oog wordt verloren is dat in het zelfde register eveneens alle beslissingen van de VZW inzake de toetreding, de uittreding of de uitsluiting van haar leden opgenomen dienen te worden door toedoen van de raad van bestuur en wel binnen de acht dagen na het nemen van deze beslissing (art.10, lid 1, in fine VZW-wet). Bijvoorbeeld een kandidaat lid wordt geweigerd of een werkelijk lid wordt uitgesloten: binnen de acht dagen na de beslissing zal de raad van bestuur een uittreksel van de notulen betreffende deze beslissing vermelden in het ledenregister.
Het ledenregister dient bijgehouden te worden op de zetel van de VZW, waar het consulteerbaar is door alle leden.
Een kopij van het ledenregister wordt bij oprichting neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel.
Eenmaal per jaar dient de VZW te zorgen voor neerlegging van het ledenregister indien er wijzigingen zijn in het ledenbestand (toetreding nieuwe leden, uitsluiting of uittreding). De facto zal dit voor onze duikscholen/clubs ieder jaar dienen te gebeuren. De neerlegging van het aangepaste ledenregister dient te geschieden binnen de maand te rekenen van de verjaardag van de neerlegging van de statuten ter griffie van de rechtbank.
Praktisch: de neerlegging kan geschieden door het toesturen van de ledenlijst aan de griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de zetel van de VZW is gelegen, met andere woorden voor de OVOS-clubs, hetzij de rechtbank van koophandel te Dendermonde (griffie VZW’s, Noordlaan 31, 9200 Dendermonde), de rechtbank van koophandel te Gent (Opgeëistenlaan 401/E, 9000 Gent) of de rechtbank van koophandel te Oudenaarde (Bekstraat 14, 9700 Oudenaarde). De ledenlijst moet vermelden: de naam van de VZW, het adres van de zetel en het ondernemingnummer. Meestal vereist de griffie de ondertekening van de ledenlijst door een daartoe bevoegd persoon (bv. de secretaris of voorzitter).
Ter griffie is het neergelegde ledenregister consulteerbaar voor eenieder en kan er afschrift van bekomen worden (art.26 novies, § 1, in fine VZW-wet).
Quid wat betreft de toepassing van de Wet van 8 augustus 1992 inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, de zogenaamde privacy-wet. Aangezien het bijhouden van een ledenregister onmiskenbaar het bijhouden van persoonsgegevens omvat is de Wet van toepassing, met alle, soms bureaucratische, gevolgen van dien.
Zo is iedere VZW in feite verplicht de leden in te lichten omtrent de rechten die zij hebben uit hoofde van de wet met betrekking de persoonsgegevens die ingezameld worden (zie artikel 9 van de Wet van 8 augustus 1992). Aangewezen is dan ook bij inschrijving van nieuwe leden de gebruikelijke clausules op te nemen op de inschrijvingsfiche, bijvoorbeeld:
- Uw persoonsgegevens worden enkel ingezameld en verwerkt in het kader van de normale werking van de VZW. De verwerking van uw persoonsgegevens blijft beperkt tot de beoogde doelstelling.
- Uw persoonsgegevens worden niet bekendgemaakt aan derden noch voor direct-marketingdoeleinden aangewend.
- U heeft steeds toegang tot uw persoonsgegevens en u kunt de juistheid ervan verifiëren.
- U heeft de mogelijkheid om onjuistheden in verband met uw persoonsgegevens te laten verbeteren.
Gelukkig zijn VZW’s vrijgesteld van een voorafgaandelijke aangifte bij de Commissie voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer, bij geautomatiseerde verwerking en verzameling van persoonsgegevens (lees: door gebruikmaking van een computer), althans wanneer de verwerking geschiedt binnen de normale activiteit van de VZW.
Koen Wouters – februari 2008