Tip 1
>> Verplichte vermeldingen op briefwisseling, bestelbonnen, facturen, websites, etc.
Artikel 11 van de V.z.w.-wet bepaalt uitdrukkelijk dat alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen en andere stukken (bijvoorbeeld fax, email, vistitekaartjes, websites, affiches, uitnodigingen, aankondigingen, enz…) die uitgaan van een verenigingen zonder winstoogmerk moeten vermelden:
- de naam van de vereniging, onmiddellijk gevolgd of voorafgegaan door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of door de afkorting “v.z.w.”;
- het adres van de zetel van de vereniging;
De doelstelling van deze regel is derden in staat te stellen na te gaan met wie ze handelen. Een voorzichtig contractant kan alzo o.a. de kredietwaardigheid inschatten van de v.z.w. door informatie in te winnen op de griffie van de rechtbank.
De niet naleving van artikel 11 kan onaangename gevolgen hebben voor diegenen die het contract, de brief, de bestelbon, etc. hebben ondertekend.
Alinea 2 van artikel 11 van de V.z.w.-wet bepaalt immers: “Eenieder die in naam van een vereniging meewerkt aan een in het eerste lid vermeld stuk waarop één van deze vermeldingen niet is aangebracht kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor alle of voor een gedeelte van de verbintenissen die de vereniging krachtens dit stuk heeft aangegaan.”
Deze sanctie is met andere woorden niet louter beperkt tot bestuursleden. Ook gewone leden en zelfs buitenstaanders die namens de v.z.w. handelen kunnen aangesproken worden op basis van deze bepaling. Deze sanctie strekt ertoe de derde te beschermen die handelt met personen die optreden zonder aan te geven dat ze een v.z.w. vertegenwoordigen.
Voorbeeld:
Een bestuurslid bestelt per email namens de vzw een dure compressor. Hij heeft de goedkeuring van het bestuur daartoe. Er worden één of meerdere van de verplichte verplichte vermeldingen niet opgenomen in de email waarmee de bestelling wordt geplaatst. Naderhand blijkt dat de v.z.w. de compressor niet kan betalen door onvoorziene financiële tegenslagen. De leverancier zal diegene die de compressor heeft besteld kunnen aanspreken in betaling van de factuur.
Opdat de derde zich kan beroepen op deze sanctie zal hij wel schade moeten bewijzen (b.v. v.z.w. is insolvabel en hij geen betaling bekomt). Wanneer bovendien de derde effectief in kennis is van het feit dat hij daadwerkelijk handelt met een v.z.w. en de bestelling werd geplaats namens de v.z.w. (een gebruikelijke leverancier bijvoorbeeld) zal deze, ondanks de miskenning van de formaliteiten van artikel 11, eveneens geen schade kunnen eisen om evidente redenen. Er is dus geen sprake van een automatische aanspreekbaarheid van de leden bij inbreuk op artikel 11.
Tot slot is het tevens aangewezen het KBO-nummer (iedere onderneming heeft een unieknummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen) te vermelden op alle akten, hoewel dit voor v.z.w.’s zonder B.T.W. hoedanigheid niet verplicht is.
Moraal van het verhaal: de naleving van de wettelijke bepalingen is een zeer kleine moeite en vrijwaart uw leden/bestuursleden van mogelijke onaangename gevolgen. Wil u iedere discussie uitsluiten onderteken dan uw briefwisseling steeds met de vermelding “voor en namens v.z.w. X”.
Koen Wouters – december 2007
De informatie opgenomen in bovenstaande tekst wordt uitsluitend ter beschikking gesteld voor algemene informatiedoeleinden. De verstrekte informatie kan niet worden beschouwd als een juridisch advies. De auteur aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van beslissingen die worden gemaakt op basis van de informatie op deze website.